196084, Санкт-Петербург, ул. Киевская, дом 6, офис 206 (812) 325-09-31

Электронные трудовые книжки

Основные законодательные акты, регулирующие порядок перехода на электронные трудовые книжки

Электронная трудовая книжка. Законы.

Федеральный закон от 16.12.19 № 439-ФЗ :

“О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде”

Федеральный закон от 16.12.2019 N 436-ФЗ:

“О внесении изменений в Федеральный закон “Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования”

Обращаем внимание, что термин «электронная трудовая книжка» в этом законе не используется — речь идет о возможности отказаться от ведения бумажной трудовой книжки, так как все сведения о работе теперь будут дублироваться в электронной форме и храниться в Пенсионном фонде. Именно эти сведения называют электронной трудовой книжкой (ЭТК).

 

Действия в связи с переходом на электронные книжки

Каждый месяц отчитывайтесь по новой форме СЗВ-ТД в ПФР в срок не позднее 15-го числа месяца, который следует за отчетным. Отчет представляется в территориальные отделения Пенсионного фонда по месту учета организации или индивидуального предпринимателя. Если в компании меньше 25 человек, вы вправе подать сведения на в бумажной форме.

В срок по 30 июня 2020 года включительно уведомите каждого работника в письменной форме:

  • об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде;
  • о праве работника путем подачи работодателю письменного заявления сделать выбор между продолжением ведения работодателем трудовой книжки в бумажном виде или об отказе от бумажной трудовой книжки в пользу электронной.

В срок по 31 декабря 2020 года включительно:

  • получите от сотрудников письменные заявления о том, что они хотят оставить бумажную трудовую или вести ее только в электронном виде;
  • в случае, если работник не подал работодателю ни одного из указанных заявлений, работодатель продолжает вести его трудовую книжку в бумажном виде;
  • принять или изменить локальные акты организации, в которых прописан порядок работы с трудовыми книжками, и ознакомить с ними сотрудников.

 

Работник, подавший письменное заявление о продолжении ведения работодателем трудовой книжки в бумажном виде, имеет право в последующем подать работодателю письменное заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в электронной форме.

Работодатель вносит запись о подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в электронном виде, выдает трудовую книжку на руки работнику, освобождается от ответственности за ведение и хранение трудовых книжек.

Лица, не имевшие возможности по 31 декабря 2020 года включительно подать работодателю письменное заявление о выборе либо в пользу продолжения ведения трудовых книжек в бумажном виде, либо на формирование сведений о его трудовой деятельности в электронном виде имеют право в любое время подать работодателю по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве, письменное заявление о выборе варианта ведения (формирования) сведений о его трудовой деятельности (либо в бумажном виде, либо в электронном).

Формирование сведений о трудовой деятельности лиц, впервые поступающих на работу после 31 декабря 2020 года, осуществляется в электронном виде в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ. Трудовые книжки в бумажном виде на указанных лиц не оформляются.

Случаи, при наступлении которых страхователь обязан представить сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (пункт 2.4 статьи 11 Закона № 27-ФЗ )

  • прием на работу;
  • переводов на другую постоянную работу;
  • увольнения;
  • при подаче зарегистрированным лицом заявлений о продолжении ведения страхователем трудовых книжек в соответствии со статьей 66 ТК РФ (в бумажном виде);
  • подачи зарегистрированным лицом заявления о предоставлении страхователем зарегистрированным лицам сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ (в электронном виде);
  • изменение наименования страхователя;
  • установление (присвоение) работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации заполняется с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации (класс, категория, классный чин и тому подобное);
  • лишение права в соответствии с приговором суда занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью.

 

Изменение локальных актов

  • Правила внутреннего трудового распорядка (необходимо обновить раздел о документах, которые сотрудник предъявляет при приеме на работу; указать, как сотрудник получает сведения о трудовой деятельности при прекращении трудового договора; указать, как работник получает документы связанные с трудовым стажем, если в день увольнения его не будет на работе или он откажется их получать.

 

Действия при отказе от бумажной трудовой книжки

Если сотрудник откажется от бумажной трудовой книжки, то с 1 января 2021 года работодатель должен отдать ему бумажную книжку на руки и продолжать вести только электронные сведения. При этом в трудовую книжку сотрудника внесите запись: «Работник подал заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации» (ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

 

Образец заявления работника с просьбой вести трудовую книжку в электронном виде

 

Генеральному директору ООО «Компания» И.И. Иванову

от бухгалтера П.П. Петрова

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу вести сведения о моей трудовой деятельности (переводах на другую постоянную работу, увольнении, основаниях прекращения трудового договора и др.) в электронном

виде в целях передачи их на хранение в информационные ресурсы Пенсионного фонда Российской Федерации.

 

Бухгалтер ____________ П.П. Петров

28.02.2020

 

Заявление работника с просьбой продолжить вести бумажную трудовую книжку

 

Генеральному директору ООО «Компания» И.И. Иванову

от бухгалтера П.П. Петрова

ЗАЯВЛЕНИЕ

 

 

Прошу продолжить вести мою трудовую книжку

в соответствии с Инструкцией по заполнению и ведению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

 

Бухгалтер ____________ П.П. Петров

28.02.2020

Уведомление о переходе на электронные трудовые книжки

ООО «Компания»

 бухгалтеру П.П. Петрову

УВЕДОМЛЕНИЕ №_____

О формировании и ведении сведений о трудовой деятельности в электронном виде

Санкт-Петербург 28.02.2020

Уважаемый Пётр Петрович,

Ставим Вас в известность, что в связи с изменениями трудового законодательства с 1 января 2020 работодатель предоставляет в Пенсионный фонд России сведения о Вашей трудовой деятельности в электронном виде. Они включают в себя данные о месте работы, Вашей трудовой функции, датах приема на работу, постоянных переводах, а также основаниях и причинах расторжения договора в случае Вашего увольнения.

Согласно данным изменениям, Вы можете отказаться от ведения бумажной трудовой книжки и получить ее на руки. В этом случае по Вашему заявлению в процессе работы, а также при увольнении работодатель предоставляет Вам сведения о Вашей трудовой деятельности в печатном или электронном виде – по желанию.

Также Вы можете продолжить использовать бумажную трудовую книжку. Право на ее ведение сохранится в течение всей Вашей трудовой деятельности, в том числе и при последующем трудоустройстве.

Независимо от выбранного варианта, работодатель предоставляет в Пенсионный фонд России указанную выше информацию для формирования сведений о трудовой деятельности согласно требованиям Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования».

Просим направить не позднее 01.06.2020 заявление либо о продолжении ведения бумажной трудовой книжки, либо о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде, согласно приложению к этому уведомлению. Крайний срок, когда вы вправе представить заявление, — 31 декабря 2020.

Генеральный директор _____________ И.И.Иванов

С уведомлением ознакомлен:

Бухгалтер ___________ П.П. Петров

«_____» _____________ 2020 г.